O que caracteriza um gasto como custo em uma empresa prestadora de serviços?

É um gasto diretamente relacionado à prestação do serviço, consumido no processo gerador de receita e apropriado ao serviço.

Um custo pode ser direto, quando é possível apropriar o gasto diretamente ao serviço, ou indireto, quando é necessário alocar por rateio, ambos são reconhecidos quando os fatores de produção são consumidos para gerar receita. Gastos com aquisição de ativos são investimentos, não custos, até serem consumidos (ex.: depreciação).

Exemplo: Em uma empresa de desenvolvimento de software, o salário dos desenvolvedores é custo direto do projeto, a depreciação dos servidores usados nos projetos é custo indireto alocado entre os projetos, e a compra do prédio é um ativo (investimento) até ser consumido via depreciação.