O que caracteriza uma despesa na contabilidade de custos?

Bem ou serviço consumido para gerar receitas, direta ou indiretamente; deixa de ser ativo e reduz o resultado e o patrimônio líquido.

Explicação:
A despesa é o consumo, ou sacrifício econômico, de bens ou serviços que contribuem para a obtenção de receitas.
Pode ser consumo direto, quando se identifica imediatamente com uma venda, ou consumo indireto, quando atende funções de apoio, administrativas ou comerciais.
A classificação depende da natureza do consumo, não do momento do pagamento; o pagamento pode ocorrer antes, durante ou após o consumo.

exemplo:
Uma empresa paga antecipadamente R$12.000 por um seguro anual. Embora o pagamento ocorra em janeiro, o valor é reconhecido como despesa conforme o seguro é consumido ao longo do ano. Reconhece-se mensalmente a despesa de \(12000/12 = 1000\).