Como distinguir um gasto classificado como custo de um gasto classificado como despesa?

Gasto ligado diretamente à produção = custo; gasto para gerar receita fora da produção = despesa.

Os custos são consumos que integram o valor dos produtos e são apropriados ao estoque, só afetando o resultado quando os produtos são vendidos.
As despesas são consumos do período ligados à comercialização, administração ou outras atividades não produtivas, reconhecidas diretamente no resultado do período.

Exemplo:
Padaria: energia elétrica das fornalhas mensal R$1.200, usada na fabricação dos pães, é custo. Se produzir 6.000 pães, o custo por pão \(= 1200/6000 = 0.20\) R$.
Campanha de divulgação mensal R$2.000 é despesa, registrada no resultado do mês.