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Flashcard FC107288

Qual a importância do plano de classificação em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos?

Automação e Informatização de Arquivos

CEBRASPE (CESPE) · 2022

De acordo com o assunto Arquivologia: Automação e Informatização de Arquivos, responda:

Qual a importância do plano de classificação em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos?
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Resposta

O plano de classificação é essencial para a organização e recuperação eficaz de documentos em um sistema informatizado.
Um sistema sem essa estrutura pode levar à desorganização e à dificuldade de acessar informações. Por exemplo, em uma empresa que utiliza um sistema eletrônico para gerenciar contratos, um plano de classificação pode organizar esses documentos por tipo, data e cliente, permitindo que os funcionários localizem rapidamente um contrato específico sem perder tempo em buscas desnecessárias. Exemplo:
Um sistema de gestão de arquivos pode ter as seguintes categorias no plano de classificação:
  • Documentação Legal: Contratos, Licenças, Acordos.
  • Financeiro: Notas Fiscais, Relatórios de Despesas, Faturas.
  • RH: Currículos, Contratos de Trabalho, Avaliações de Desempenho.
Isso assegura que, ao procurar por um contrato de um cliente, os funcionários saibam exatamente onde buscar, evitando a confusão que viria com uma organização aleatória.



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