Quais elementos devem ser preservados para garantir a informação orgânico-funcional de um documento?

O conteúdo e o contexto do documento.

Manter o conteúdo assegura a informação registrada (textos, dados, imagens).
Preservar o contexto (proveniência, autoria, data, finalidade e relações com outros documentos) garante a compreensão da função, autenticidade e valor probatório.
Sem o contexto, o conteúdo perde parte de sua significação e confiabilidade.

Exemplo:
Um contrato físico de 1978 digitalizado: conservar apenas o arquivo digital do texto é preservar o conteúdo. Para manter a informação orgânico-funcional é necessário também preservar a pasta de arquivo original, o selo da repartição, carimbos de recebimento e os documentos antecedentes que demonstram quem o produziu, quando e por que — isto é, o contexto. Dessa forma preservam‑se autenticidade, integridade e proveniência, permitindo uso confiável no futuro.