Quando deve ser usada a linguagem técnica em comunicações oficiais?

Somente quando for imprescindível; se utilizada, deve-se evitar o uso indiscriminado e explicitar termos para o público destinatário.

Prioriza‑se a clareza e o conhecimento do destinatário: atos e comunicações dirigidos a cidadãos ou a outros órgãos devem usar linguagem acessível; o vocabulário especializado só deve aparecer quando necessário e acompanhado de definição, expansão de siglas ou explicação sucinta.

Exemplo:
Comunicado sobre sistema de gestão de processos: em vez de “adotar integração via API RESTful”, escrever “adotar integração via API (interface de programação de aplicações), que permite a troca automática de dados entre sistemas, detalhando os pontos de conexão e os formatos de arquivo esperados.”