Como se apura a despesa total com pessoal para fins de limites legais?

Soma do mês em referência e dos 11 meses imediatamente anteriores, pelo regime de competência, independentemente de empenho.

Explicação:
Apura-se um total móvel de 12 meses: inclui-se o mês corrente mais os onze meses anteriores, reconhecendo-se gastos pelo regime de competência (quando a obrigação se constitui), mesmo que não haja empenho ou desembolso.

Exemplo:
Suponha despesas mensais (em R$ mil) do mês m-11 até m: 800, 820, 780, 840, 810, 830, 790, 850, 800, 860, 870, 900.
Fórmula:
\(Despesa_{12m}=\sum_{t=0}^{11}Despesa_{m-t}\)
Cálculo:
\(Despesa_{12m}=800+820+780+840+810+830+790+850+800+860+870+900=9\,950\) (em R$ mil)
Logo, a despesa total com pessoal apurada é R$ 9.950.000, considerada pelo regime de competência e inclusiva de valores lançados mesmo sem empenho.