Questão FC357537
José é assistente organizacional em um órgão de representação de classe que está implementando um novo sistema de gestão de documentos digitais. O objetivo é reduzir o tempo de bus
Gestão por Processos (BPM CBOK, Ciclo PDCA, 6 Sigma etc.)
Instituto Consulplan · 2025
José é assistente organizacional em um órgão de representação de classe que está implementando um novo sistema de gestão de documentos digitais. O objetivo é reduzir o tempo de busca de informações, minimizar erros e aumentar a eficiência dos processos. Durante uma reunião, seu gestor pede que ele sugira uma abordagem para garantir que a equipe adote a nova ferramenta de forma eficaz, alinhando-se aos princípios da gestão da qualidade. Qual a abordagem mais adequada para garantir a adoção eficaz da nova ferramenta e a melhoria contínua dos processos?
- Delegar a responsabilidade da implementação para poucos membros da equipe, sem envolver os demais.
- Adiar a implementação da ferramenta até que todos os funcionários demonstrem interesse espontâneo, o que é fundamental para garantir o uso eficaz.
- Realizar um diagnóstico dos processos atuais, oferecer treinamento da nova ferramenta à equipe, monitorar os resultados e ajustar conforme necessário.
- Implementar a ferramenta imediatamente, para que a equipe aprenda na prática e, concomitantemente, realizar avaliações sistemáticas para validar a melhoria contínua.
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
A opção descreve uma sequência prática alinhada à filosofia de melhoria contínua: começar pelo diagnóstico dos processos atuais para identificar gargalos, requisitos e resistências antes de introduzir a tecnologia.
Em seguida, o treinamento capacita a equipe, reduz a curva de aprendizado e padroniza o uso da ferramenta, garantindo que procedimentos e responsabilidades fiquem claros.
O passo de monitorar envolve medir indicadores relevantes (tempo de busca, taxa de erros, produtividade) e coletar feedback dos usuários, permitindo avaliar se a solução está alcançando os objetivos.
Por fim, ajustar significa corrigir processos, aprimorar treinamentos ou parametrizar o sistema com base nas evidências, fechando o ciclo e promovendo melhorias contínuas.
Essa abordagem em ciclos promove adoção efetiva, reduz retrabalho e alinha a implantação à gestão da qualidade.
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