A gestão de documentos tem suas atividades distribuídas em fases. Entre essas fases, a que inclui as atividades de controle do trâmite dos documentos é a de:

Gabarito

B

Comentário do professor

A fase de utilização refere-se ao conjunto de atividades voltadas ao uso e circulação dos documentos dentro da instituição, sendo justamente onde se realiza o controle do trâmite.

Nessa etapa ocorrem procedimentos como protocolo (registro de entrada/saída), expedição, distribuição, acompanhamento de demandas, empréstimos e controle de devolução, além do registro de movimentações que garantem rastreabilidade.

A fase também abrange a organização funcional para acesso e recuperação, manutenção de condições de conservação enquanto o documento é necessário e a definição de prazos de guarda para fins administrativos.

Em suma, utilização é a fase operacional que assegura que documentos ativos e intermediários circulem, sejam localizados e cheguem às pessoas certas no tempo adequado, garantindo eficiência e transparência no serviço público.