Questão FC334027
Devemos entender por ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação. A fase da ge
Gestão da Informação e de Documentos
FGV · 2022
Devemos entender por ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação. A fase da gestão de documentos que compreende os elementos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação, além da gestão de arquivos correntes e intermediários, é a
- 1ª Fase – Produção.
- 2ª Fase – Utilização.
- 3ª Fase – Destinação.
- 4ª Fase – Permanente.
- 5ª Fase – Histórico.
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Gabarito
B
Comentário do professor
Fase de utilização é a segunda etapa do ciclo vital dos documentos, quando estes já foram produzidos e passam a ser geridos para servir aos fins administrativos e jurídicos da instituição.
Aqui se concentram as atividades de protocolo, classificação e organização, bem como a elaboração de instrumentos de recuperação da informação (índices, catálogos, sistemas de busca) que garantem acesso e recuperação rápida dos documentos.
Nesta fase também se administra o fluxo e o uso dos documentos em arquivos correntes e intermediários: empréstimos, consultas, tramitação, expedição e arquivamento temporário.
O objetivo é assegurar controle, segurança e disponibilidade da informação durante seu período útil, preparando-os para a avaliação e futura destinação.
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