Questão FC334028
Alguns setores de uma empresa estão produzindo documentos diferentes para os mesmos propósitos, documentos com informações repetidas e vários formulários com campos parecidos. Isso
Gestão da Informação e de Documentos
FGV · 2022
Alguns setores de uma empresa estão produzindo documentos diferentes para os mesmos propósitos, documentos com informações repetidas e vários formulários com campos parecidos. Isso está gerando um grande volume de documentos a serem manuseados, controlados e armazenados.
O arquivista pode resolver esse problema com a ajuda da Gestão de Documentos, em sua:
- primeira fase;
- segunda fase;
- terceira fase;
- quarta fase;
- quinta fase.
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Gabarito
A
Comentário do professor
A alternativa correta indica a primeira fase da gestão de documentos, também chamada de Produção.
Nessa etapa atua-se no momento de criação e elaboração dos documentos, quando é possível evitar desde a origem a multiplicidade de versões e as informações redundantes.
O arquivista propõe a padronização de modelos e formulários, define campos essenciais e elimina campos repetidos, reduzindo emissões desnecessárias.
Também são implantadas regras para a produção racional de documentos, com orientações sobre vias, nomenclaturas e responsabilidades.
Essas medidas otimizam o fluxo documental, facilitam o controle, o manuseio e o armazenamento, diminuindo o volume gerado.
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