Questão FC334088
Determinada instituição está gerando documentos desnecessários, aumentando o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado. Esse problema pode ser resolvido por meio d
Gestão da Informação e de Documentos
FGV · 2015
Determinada instituição está gerando documentos desnecessários, aumentando o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado. Esse problema pode ser resolvido por meio da gestão de documentos em sua:
- primeira fase – elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências;
- segunda fase – controle da produção de documentos de caráter normativo;
- segunda fase – utilização de documentos;
- terceira fase – utilização de processadores de palavras;
- terceira fase – destinação de documentos.
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Gabarito
A
Comentário do professor
A alternativa indica a primeira fase da gestão de documentos, também chamada de fase de produção. Nessa etapa atuam-se sobre a origem dos documentos, por meio da elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências, padronizando conteúdos e formatos.
Ao controlar modelos, reduzir redundâncias, adotar formulários eletrônicos e normas de produção, evita‑se a geração de documentos desnecessários, o que diminui o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado.
Portanto, resolver o problema descrito passa por revisar procedimentos de produção: estabelecer templates, validar necessidade antes da emissão, treinar pessoal e monitorar reprografia e fluxos para garantir eficiência e economia de recursos.
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