Questão FC334104
A gestão de documentos, caso feita de maneira negligente, pode trazer uma série de contratempos para a organização responsável. Portanto, para auxiliar nesse importante processo, a
Gestão da Informação e de Documentos
FGV · 2022
A gestão de documentos, caso feita de maneira negligente, pode trazer uma série de contratempos para a organização responsável. Portanto, para auxiliar nesse importante processo, alguns instrumentos podem ser de grande utilidade, como, por exemplo, a tabela de temporalidade, que tem como função
- a definição do prazo de guarda e a destinação final de um documento.
- o estabelecimento de esquema de distribuição de documentos em classes com métodos específicos de arquivamento.
- a designação de arquivistas com atribuições projetadas, visando resultados únicos em atividades temporárias.
- o agrupamento de documentos de acordo com os mecanismos de preservação observados.
- o apensamento de registros com exceção dos protocolados e a utilização do ordenamento discriminado.
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Gabarito
A
Comentário do professor
A tabela de temporalidade é o instrumento que estabelece o prazo de guarda dos documentos e determina sua destinação final, ou seja, por quanto tempo permanecerão em arquivo e o que será feito ao término desse prazo.
Ela resulta de uma avaliação documental criteriosa, que considera a função e o valor administrativo, fiscal, jurídico e histórico de cada tipo documental.
Na prática, fixa prazos para arquivos correntes e intermediários e indica se o documento deve ir para guarda permanente ou ser eliminado, podendo também prever critérios para reprodução ou preservação especial.
Deve ser elaborada conforme as particularidades da instituição e aprovada pela autoridade competente, garantindo conformidade legal e eficiência na gestão documental.
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