Questão FC334198
Criar métodos de controle relacionados às atividades de protocolo faz parte da seguinte fase da Gestão Documental:
Gestão da Informação e de Documentos
FGV · 2023
Criar métodos de controle relacionados às atividades de protocolo faz parte da seguinte fase da Gestão Documental:
- primeira fase – produção;
- primeira fase – utilização;
- segunda fase – utilização;
- segunda fase – destinação;
- terceira fase – destinação.
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
Segunda fase — utilização: nesta etapa a gestão documental foca no uso efetivo dos documentos, especialmente dos documentos correntes que tramitam e atendem à atividade administrativa.
Criar métodos de controle relacionados às atividades de protocolo é função típica desta fase: envolve procedimentos de registro (entrada/saída), numeração de protocolo, classificação para tramitação, encaminhamento e rastreabilidade.
Esses controles asseguram acesso, localização rápida, cumprimento de prazos e segurança da informação, além de fornecer subsídios para decidir transferência para arquivo intermediário ou aplicação de prazos de guarda.
Inclui também a implantação de sistemas e instrumentos de recuperação da informação, gestão dos arquivos correntes e normas operacionais para o setor de protocolo.
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