É considerada a função essencial da gestão documental, e é tratada assim ao longo de todo o Manual de Gestão Documental do Proname:

Gabarito

A

Comentário do professor

Proporcionar o acesso é a função central da gestão documental: todo o conjunto de ações — identificação, classificação, arranjo, preservação e disponibilização — tem por objetivo garantir que os documentos sob guarda sejam localizáveis e utilizáveis por quem dele necessitar.

Esse acesso não se limita ao simples fornecimento de cópias; envolve assegurar a integridade, autenticidade e a recuperabilidade da informação ao longo do tempo, permitindo o exercício da cidadania, a transparência administrativa e a continuidade das atividades judiciais.

Portanto, medidas práticas de gestão documental existem como instrumentos para viabilizar esse propósito maior: tornar a informação acessível, confiável e tempestiva para usuários internos e externos.

O Manual de Gestão Documental do Proname explicita que proporcionar o acesso é tratada como função essencial e desenvolvida em seus capítulos específicos.