Quanto à organização e ao controle de documentos nas organizações públicas, julgue o item seguinte. Arquivar alguns documentos por data, outros por nome e outros por assunto consti

Gabarito

Errado

Comentário do professor

A assertiva é errada porque arquivar documentos alternando critérios (data, nome, assunto) cria desordem e impede o controle eficiente. A falta de padronização compromete a localização, a integridade e a rastreabilidade dos documentos.

Na administração pública deve-se respeitar o princípio da unidade e da uniformidade, adotando métodos padronizados (alfabético, numérico, geográfico ou ideográfico/assunto) por série documental. Misturar critérios caracteriza poliarquivismo e dificulta pesquisas e auditorias.

Mesmo sem setor de protocolo aparelhado, a solução é definir um critério único para cada tipo de processo, registrar entradas e prever responsabilidades. Ferramentas como a Tabela de Temporalidade e rotinas de classificação simplificam o acesso e reduzem riscos de extravio e responsabilização administrativa.