Questão FC815871
O setor de RH da ION acumula há mais de 10 anos arquivos físicos de servidores desligados. A falta de espaço já compromete a rotina de trabalho. A diretoria propõe eliminar parte d
Gestão da Informação e de Documentos
SELECON · 2025
O setor de RH da ION acumula há mais de 10 anos arquivos físicos de servidores desligados. A falta de espaço já compromete a rotina de trabalho. A diretoria propõe eliminar parte da documentação antiga para liberar espaço, sugerindo que apenas documentos "relevantes" sejam preservados. Respeitando as normas de gestão documental, o procedimento correto adotado pelo setor deve ser:
- contratar uma empresa externa especializada em gestão documental para auditar os arquivos físicos e decidir quais documentos podem ser descartados
- criar um comitê interno composto por representantes de diferentes setores da empresa para discutir e decidir quais documentos devem ser preservados
- estabelecer uma política de eliminação que permita o descarte imediato de documentos de servidores desligados após dois anos, visando a simplifi car o processo de gestão de documentos
- realizar uma análise criteriosa de cada documento, identifi cando aqueles que precisam ser preservados de acordo com as normas de retenção e eliminar os que não se enquadram nesses critérios
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Gabarito
D
Comentário do professor
A alternativa indica a adoção de uma análise criteriosa perante as normas de gestão documental, que é o procedimento correto para solucionar o problema de acúmulo de papéis.
Isso envolve identificar e classificar cada documento segundo a tabela de temporalidade e a legislação arquivística (ex.: Lei nº 8.159/1991) e as normas internas da instituição.
Devem ser preservados os documentos com valor jurídico, fiscal, administrativo ou histórico; os demais só podem ser eliminados quando a tabela permitir, mediante autorização formal.
A eliminação exige registro documental do processo, como termo de eliminação ou ata, e cuidados com confidencialidade e integridade. Quando cabível, considerar digitalização e readequação de espaço.
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