Questão FC815872
Uma fundação pública municipal mantém documentos administrativos acumulados há mais de 12 anos em uma sala improvisada sem controle de temperatura ou umidade. Os servidores alegam
Gestão da Informação e de Documentos
SELECON · 2025
Uma fundação pública municipal mantém documentos administrativos acumulados há mais de 12 anos em uma sala improvisada sem controle de temperatura ou umidade. Os servidores alegam que muitos documentos “ainda estão em uso” e não devem ser eliminados. No entanto, o setor de arquivo alerta que esses documentos já deveriam ter sido transferidos para o arquivo intermediário, pois a maioria está em fase de guarda apenas para fins legais ou comprobatórios. Considerando os conceitos arquivísticos, o critério que deve definir a transição entre arquivo corrente e intermediário é:
- a obsolescência física dos suportes documentais
- a quantidade de documentos gerados anualmente pela instituição
- o encerramento da fase de uso frequente ou imediato dos documentos
- o interesse da chefia imediata na manutenção dos documentos por tempo indefinido
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
O critério correto é o encerramento da fase de uso frequente ou imediato dos documentos. Quando um documento deixa de ser consultado rotineiramente pelo setor produtor, perde a característica de arquivo corrente e passa a pertencer ao arquivo intermediário.
Transferência é o procedimento técnico que desloca esses documentos para guarda temporária em local menos próximo aos postos de trabalho, pois seu uso torna‑se esporádico.
No arquivo intermediário os documentos aguardam destinação: eliminação, cumprimento de prazos legais ou recolhimento ao acervo permanente. Nessa fase prevalece o valor secundário para fins legais, administrativos ou prova.
Instrumentos como a Tabela de Temporalidade orientam quando efetivar a transferência, garantindo organização, preservação e otimização do espaço físico.
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