Questão FC815889
Durante a implementação de um sistema de classifi cação de documentos em uma secretaria municipal, um estagiário arquivou todos os relatórios, ofícios e memorandos juntos, com base
Gestão da Informação e de Documentos
SELECON · 2025
Durante a implementação de um sistema de classifi cação de documentos em uma secretaria municipal, um estagiário arquivou todos os relatórios, ofícios e memorandos juntos, com base apenas na data de produção. A arquivista responsável explicou que esse critério compromete a identifi cação adequada das espécies documentais. Com base nos conceitos fundamentais de arquivologia, o erro do estagiário foi:
- agrupar documentos por função em vez de tipo documental
- classifi car documentos pela espécie sem considerar a tipologia
- desconsiderar a distinção entre espécie, tipo e formato documental
- arquivar documentos permanentes com os de uso corrente de valor primário
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
O erro do estagiário foi desconsiderar a distinção entre espécie, tipo e formato documental, tratando documentos distintos apenas pela data. Classificar exige reconhecer o que o documento é e qual função exerce, não só quando foi produzido.
Espécie: a forma/estrutura do documento, por exemplo Ofício, Relatório, Memorando.
Tipo: a espécie associada à função ou atividade que a gerou, por exemplo Ofício de Encaminhamento (espécie + função).
Formato: o suporte ou aspecto físico/digital, por exemplo folha, livro, arquivo eletrônico.
Misturar espécies em uma única ordem cronológica dificulta identificação, recuperação e definição de prazos e destinação. O procedimento correto é separar por espécie (e por tipo quando pertinente) e só então ordenar cronologicamente dentro de cada classe.
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