Questão FC815905
O método de arquivamento a ser utilizado para a organização de determinada documentação vai depender da natureza dos documentos em tratamento e da estrutura orgânica da instituição
Gestão da Informação e de Documentos
SELECON · 2024
O método de arquivamento a ser utilizado para a organização de determinada documentação vai depender da natureza dos documentos em tratamento e da estrutura orgânica da instituição. Do conjunto de métodos, é considerado direto aquele em que a realização da pesquisa é feita no próprio conjunto documental, sem a necessidade de recorrer a um índice para localizar qualquer documento. Um exemplo de método direto é o:
- numérico, que é materializado por meio da atribuição de um número único a cada correspondente, de acordo com a ordem de ingresso na instituição ou de registro
- alfabético, que utiliza como principal critério de arquivamento o nome existente no documento, baseado na rigorosa ordem alfabética
- o sócio-histórico, que mantém os documentos agrupados de acordo com o local de sua procedência
- o ideográfico, que traz a organização dos documentos por assunto
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Gabarito
B
Comentário do professor
O método alfabético organiza documentos segundo o critério de arquivamento do nome existente no documento. Cada pasta ou unidade documental recebe posição segundo a rigorosa ordem alfabética, o que permite localizar itens diretamente no conjunto sem consultar índices.
Por ser um método de pesquisa direta, facilita recuperação rápida em arquivos de pessoas, correspondência e processos simples. A aplicação exige normas claras para grafia, tratamento de sobrenomes e abreviaturas.
Para evitar problemas com homônimos ou variações, recomenda-se usar complementos (número, data, setor) e tabelas de normalização. Assim, mantém-se a eficiência e a uniformidade do arquivo alfabético.
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