Questão FC102464
Com relação a procedimentos administrativos, julgue o item que se segue. Após expedição, cópias de documentos devem ser arquivadas.
Conceitos Fundamentais de Arquivologia
CEBRASPE (CESPE) · 2022
Após expedição, cópias de documentos devem ser arquivadas.
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
Comentário: A afirmação é, de fato, CERTA. Após a expedição de um documento, a prática de arquivar cópias se revela essencial para o bom funcionamento da administração pública.
O processo de gerenciamento documental envolve diversas etapas, entre elas o recebimento, a classificação e, claro, a expedição. Ao chegar ao momento da expedição, o documento é enviado ao seu destinatário, mas isso não significa que sua função termina aí.
O arquivamento das cópias dos documentos expedidos é um passo crucial para assegurar a transparência e a rastreabilidade das informações. Essas cópias servem como um histórico, possibilitando consultas futuras e garantindo que a organização possa reproduzir informações quando necessário.
Além disso, manter registros das comunicações realizadas permite que problemas possam ser identificados, esclarecidos ou retificados de forma mais eficiente. Portanto, ao arquivar as cópias após a expedição, a organização não apenas cumpre com suas obrigações legais, como também fortalece sua capacidade de resposta administrativa. Contudo, para que essa operação seja efetiva, é fundamental que haja um sistema de arquivamento organizado e acessível, permitindo que todas as informações estejam facilmente à disposição para consulta.
Assim, a afirmação reflete uma prática recomendada e necessária dentro dos procedimentos administrativos, o que confirma a resposta como correta.
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