Em relação à gestão de documentos, julgue o próximo item. Para cumprir com seus objetivos, um programa de gestão de documentos deve ser gerenciado por uma autoridade administrativa

Gabarito

Certo

Comentário do professor

Gabarito: CERTO.

A questão trata da coordenação institucional de um programa de gestão de documentos. Como os documentos são produzidos e utilizados por diferentes setores, o programa precisa de uma autoridade central capaz de integrar as ações e assegurar critérios comuns para toda a instituição.

Um programa de gestão documental envolve atividades articuladas ao longo do ciclo de vida dos documentos: produção, tramitação, uso, avaliação e destinação. Se cada setor agir isoladamente, podem surgir procedimentos incompatíveis e dificuldades para localizar e controlar os documentos. A coordenação central estabelece diretrizes, acompanha sua aplicação e articula as unidades envolvidas.

A proximidade com a alta administração dá respaldo às decisões, facilita a obtenção de pessoal, recursos materiais e orçamento e favorece o comprometimento dos demais setores. O e-ARQ Brasil destaca o apoio da direção superior e a formação de um grupo ligado aos níveis mais altos da hierarquia, com um responsável pela política e pelo programa de gestão arquivística.

Os profissionais de arquivo planejam, implantam, avaliam e controlam o programa; as chefias orientam suas equipes; os servidores produzem e utilizam documentos nas atividades diárias; e a equipe de TI mantém os sistemas. Portanto, a direção é coordenada, mas as responsabilidades são distribuídas. Também não é necessário reunir fisicamente todos os arquivos em uma única sala.

Exemplo: em um tribunal, recursos humanos, compras e gabinetes continuam produzindo documentos. A coordenação do programa orienta esses setores para que adotem procedimentos compatíveis de classificação, guarda e destinação, com apoio da administração superior.

O enunciado utiliza “preferencialmente”: apresenta a posição hierárquica elevada como condição desejável para a eficácia do programa. Não afirma que somente o presidente da instituição pode gerenciá-lo, nem que a autoridade central executa pessoalmente todas as tarefas.

Para memorizar: coordenação central + apoio da alta administração + participação dos setores = programa integrado e efetivo. Por isso, o item está certo.

Referências: CONARQ, e-ARQ Brasil, versão 2 (2022), itens 4 e 5, p. 25–26; Arquivo Nacional, Guia de gestão de documentos (2025), p. 20–21 e 24–25 (leitura complementar).