Questão FC102617
A respeito das fases e dos níveis de aplicação empregados em um programa de gestão de documentos, julgue o item que se segue, conforme as normas nacionais e internacionais de arqui
Gestão da Informação e de Documentos
CEBRASPE (CESPE) · 2024
A fase de utilização envolve atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda de documentos.
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Gabarito
Errado
Comentário do professor
Comentário: A afirmativa apresentada na questão é INCORRETA pois confunde as fases do ciclo de vida dos documentos. A fase de utilização refere-se ao trânsito e à aplicação dos documentos em atividades administrativas, ou seja, trata do período em que os documentos são efetivamente usados e manipulados dentro da organização. Nela, são realizados controles relacionados a protocolos, classificação e organização, mas não inclui análise, seleção ou fixação de prazos de guarda, que são atividades reservadas à fase de destinação. Esta última é crucial, pois estabelece quais documentos devem ser mantidos como registros essenciais e quais podem ser descartados, além de definir os prazos de conservação. O ciclo de vida dos documentos é composto por três fases fundamentais: a produção, a utilização e a destinação. O bom entendimento dessas fases é vital para a efetividade da gestão documental, e, por isso, errar ao atribuir características de uma fase à outra é um equívoco que deve ser evitado, especialmente em ambientes de avaliação como os de concursos públicos.
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