Questão FC102622
No que se refere à gestão de documentos e aos sistemas e às redes de arquivo, julgue o item seguinte. Na implementação do programa de gestão de documentos, o arquivamento intermedi
Gestão da Informação e de Documentos
CEBRASPE (CESPE) · 2023
Na implementação do programa de gestão de documentos, o arquivamento intermediário é tratado na fase de produção.
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Gabarito
Errado
Comentário do professor
Comentário: A afirmação de que o arquivamento intermediário é tratado na fase de produção está incorreta. Para compreendermos corretamente o ciclo de gestão de documentos, devemos inicialmente entender suas três fases principais: produção, utilização e destinação.
Na fase de produção, o foco está na criação dos documentos. Isso envolve garantir que apenas os documentos realmente necessários sejam gerados, evitando excessos e duplicações. É um momento de elaboração, onde se busca a qualidade e a relevância dos registros, e não o armazenamento ou organização de documentos já existentes.
A fase de utilização, por outro lado, é onde o arquivamento intermediário é realmente abordado. Nessa etapa, lidamos com a administração dos documentos já criados, que incluem o arquivamento adequado, a recuperação de informações e a categorização de documentos em fase corrente e intermediária. Portanto, manipular o arquivamento intermediário nesse momento é crucial para o bom funcionamento do sistema documental.
Finalmente, a destinação trata dos procedimentos de avaliação e eliminação ou preservação dos documentos, tornando-se evidente que o arquivamento intermediário não está na fase inicial da produção, mas sim em uma etapa posterior e essencial para a gestão eficaz da informação.
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