Questão FC102626
A respeito de sistemas e redes de arquivo e da gestão de documentos, julgue o seguinte item. A gestão de documentos deve abranger o momento da criação dos documentos.
Gestão da Informação e de Documentos
CEBRASPE (CESPE) · 2023
A gestão de documentos deve abranger o momento da criação dos documentos.
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
Comentário: A afirmação de que a gestão de documentos deve abranger o momento da criação dos documentos é, de fato, verdadeira. Para compreendermos essa afirmação, é essencial considerar que a gestão documental não se limita ao manuseio ou ao armazenamento de documentos já gerados, mas sim se inicia no ato de sua criação.
Durante a fase de produção, que é o primeiro estágio do ciclo de vida dos documentos, é imprescindível planejar e otimizar a geração de informações. Isso significa evitar a duplicação desnecessária e garantir que os documentos gerados sejam relevantes e úteis para a instituição.
Além disso, essa abordagem proativa permite o controle sobre os tipos de documentos criados e invalida a produção de informações superfluas, propiciando uma redução do volume documental e, consequentemente, facilitando sua posterior gestão.
Portanto, ao abranger o momento de criação, a gestão de documentos estabelece um fundamento sólido para todas as fases subsequentes, assegurando que a informação que permeia uma organização seja não apenas acessível, mas de qualidade e relevância. Em suma, a gestão de documentos, ao incluir a criação, fortalece o ciclo vital da informação e assegura um uso eficaz da documentação nas organizações.
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