Questão FC102796
O diagnóstico da situação arquivística é a primeira etapa para a implementação de programas de gestão de documentos. Sobre os diagnósticos e a gestão de documentos, julgue o item a
Gestão da Informação e de Documentos
CEBRASPE (CESPE) · 2021
Os principais objetivos do diagnóstico da situação arquivística são compreender a forma como funciona a instituição em sua individualidade — por exemplo, estrutura, atribuições, atividades e processos de trabalho — e identificar o acervo acumulado.
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
Comentário: O diagnóstico da situação arquivística funciona como uma espécie de raio-x da instituição, permitindo que se conheça em profundidade sua estrutura, funções e o modo como as informações circulam.
Esse processo envolve observar e entender não apenas a disposição física dos arquivos, mas também a natureza e o volume dos documentos acumulados ao longo do tempo.
Por meio dele, consegue-se identificar pontos críticos, como a falta de normas e procedimentos adequados, um espaço insuficiente para armazenamento ou até mesmo a obsolescência das tecnologias empregadas na gestão documental.
Além disso, o diagnóstico é essencial para mapear a atuação dos profissionais responsáveis, suas competências e as condições em que trabalham, possibilitando um direcionamento mais eficaz para a implementação de programas que visem melhorar a gestão documental.
É um passo fundamental para otimizar os processos de trabalho e garantir que a informação produzida siga disponível, acessível e preservada, alinhada aos objetivos estratégicos da organização. Portanto, a afirmação de que os principais objetivos do diagnóstico são compreender a singularidade da instituição e identificar seu acervo é, de fato, correta e fundamental para a eficácia da gestão documental.
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