Questão FC102806
Acerca da gestão de documentos e do protocolo, julgue o item a seguir. O recebimento, o registro e a distribuição de correspondências são funções exercidas pelo protocolo.
Gestão da Informação e de Documentos
CEBRASPE (CESPE) · 2024
O recebimento, o registro e a distribuição de correspondências são funções exercidas pelo protocolo.
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
Comentário: O item em questão está correto, pois as funções do protocolo abrangem fundamentalmente o recebimento, o registro e a distribuição de correspondências. Essas etapas são essenciais para o gerenciamento adequado de documentos dentro de uma organização, garantindo sua eficácia e eficiência na circulação de informações.
O recebimento refere-se ao ato inicial de acolher documentos, sejam eles físicos ou digitais, iniciando o ciclo de vida da informação. Isso é crucial, pois permite que a organização tenha uma visão clara do que está sendo enviado ou recebido.
A seguir, o registro consiste na documentação formal destes recebimentos, onde o protocolo insere os dados no sistema de controle, atribuindo um número que facilitará a rastreabilidade do documento durante seu trâmite. Essa ação é fundamental para manter um histórico organizado e acessível.
Por fim, a distribuição é a fase onde os documentos são encaminhados aos seus respectivos destinatários, seja dentro da instituição ou para fora. Essa etapa é vital para assegurar que as informações cheguem ao ponto certo, no tempo certo, permitindo que as atividades administrativas avancem sem entraves. Portanto, ao entender essas etapas, fica claro que o protocolo é crucial para uma gestão documental eficiente, corroborando a veracidade da afirmação em análise.
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