Questão FC102828
A respeito de protocolo, julgue o item a seguir. Recomenda-se que, ao serem distribuídos pelo protocolo às unidades destinatárias, documentos físicos sejam acompanhados por duas vi
Gestão da Informação e de Documentos
CEBRASPE (CESPE) · 2021
Recomenda-se que, ao serem distribuídos pelo protocolo às unidades destinatárias, documentos físicos sejam acompanhados por duas vias de guias de encaminhamento.
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Gabarito
Certo
Comentário do professor
Comentário: A afirmação de que documentos físicos devem ser acompanhados por duas vias de guias de encaminhamento ao serem distribuídos pelo protocolo está, de fato, CERTA. Essa prática é essencial para garantir um controle eficaz e organizado da documentação. Quando um documento é enviado, a primeira via da guia serve como registro para o setor de protocolo, onde os detalhes essenciais como data, destinatário e assunto são anotados. A segunda via, por sua vez, acompanha o documento, permitindo que a unidade destinatária tenha uma referência clara sobre a origem e o contexto da informação recebida.
Além disso, essa medida contribui para a transparência e a rastreabilidade no fluxo de informações, fatores cruciais em qualquer sistema de gestão documental. A responsabilidade sobre os documentos é compartilhada e registrada, evitando extravios e garantindo que ações subsequentes possam ser realizadas de forma adequada. Portanto, a recomendação de utilização de duas vias não apenas alinha-se às melhores práticas de protocolo, como também fortalece a estrutura organizacional de um sistema de gestão de documentos.
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