Questão FC688325
Assinale a opção correta, no que diz respeito às práticas de organização de correspondências nas organizações.
Técnicas de Secretariado
QUADRIX · 2025
Assinale a opção correta, no que diz respeito às práticas de organização de correspondências nas organizações.
- As correspondências que chegam devem ficar em locais descentralizados.
- Embora os softwares de gestão documental não ofereçam backup, eles oferecem recursos de busca de correspondência e segurança informacional.
- O uso de modelos de correspondências frequentemente utilizadas, tais como ofícios, burocratizam a atividade da equipe.
- A manutenção da agenda de contatos e endereços atualizada reduz os atrasos na elaboração e no envio de correspondências.
- A utilização de nomenclaturas e categorias para as correspondências dificultam a execução do trabalho da equipe do setor de protocolo.
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Gabarito
D
Comentário do professor
A alternativa está correta porque a manutenção da agenda de contatos com endereços atualizados elimina etapas desnecessárias no fluxo de correspondências, reduzindo o tempo gasto na busca e na confirmação de dados.
Quando os contatos estão corretos, há menos correspondências devolvidas ou exigindo reenvio, o que evita atrasos no cumprimento de prazos e diminui o retrabalho. Além disso, facilita a utilização de recursos como envio em lote, mala direta e integração com sistemas eletrônicos, aumentando a eficiência operacional.
Práticas simples garantem o benefício: instituir a atualização contínua dos dados, centralizar a base de contatos, atribuir responsáveis pela verificação e registrar alterações. Esses cuidados preservam a imagem institucional e reduzem custos administrativos.
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